Teknik belgeler: SDS, TDS ve CoA
Güvenlik Bilgi Formu (SDS), teknik veri formu ve analiz sertifikasını ürüne bağlama, gerekçeyle doğrulama ve teklif onayıyla ilişkisi.
Vuntus’ta Güvenlik Bilgi Formu (SDS), Teknik Veri Formu (TDS) ve Analiz Sertifikası (CoA), katalogdaki ürün sayfasına PDF olarak yüklenir ve şirket sahibi ya da yönetici gerekçesiyle doğruladığında ürüne bağlanır. Kimyasal içeren bir teklif, ürüne bağlı doğrulanmış SDS olmadan onaylanamaz; Vuntus SDS’in içeriğini okumaz ve mevzuata uygunluğunu kontrol etmez.
Güvenlik Bilgi Formu, Türk mevzuatındaki adıyla GBF, ekranda ve İngilizcede SDS olarak geçer; eski adı MSDS’tir. SDS, eski MSDS’in GHS ile standartlaşmış 16 bölümlü biçimidir; GBF de bunun Türk mevzuatındaki adıdır. Bu sayfada ekrandaki etiketle uyumlu olsun diye SDS yazılır.
Kim ne yapabilir?
- Belge yüklemek ve bağ önermek: şirket sahibi, yönetici ve satış.
- Bağı doğrulamak ya da reddetmek: yalnız şirket sahibi ve yönetici. Ekranda “Doğrulama yetkisi şirket sahibi/yöneticisindedir.” yazar.
- Görüntüleyici belgeleri ve durumlarını görür, işlem yapamaz.
Belgeyi ürüne bağlamak
- Ürün sayfasını açın
Katalog’da ürünü açın. Sayfadaki Teknik belgeler bölümü bu ürün sürümüne bağlı belgeleri ve durumlarını listeler.
- PDF’i yükleyin
Teknik belge yükle (PDF) ile dosyayı seçin; yalnız PDF kabul edilir, dosya başına en çok 5 MB. Dosya önce virüs taramasından geçer. Ekranda dosya taramadan geçti yazana kadar bağ önerilemez; gerekirse Durumu yenile’ye basın.
- Belge bilgilerini girin
Belge türünü seçin: Güvenlik Bilgi Formu (SDS), Teknik Veri Formu (TDS), Analiz Sertifikası (CoA) ya da Diğer. Belgede yazan üreticiyi, ürün adını, ürün kodlarını, belge revizyonunu, düzenlenme ve revizyon tarihlerini, dili ve ülke/pazarı siz yazarsınız; belgede olmayanı boş bırakın. CoA için Parti kimliği zorunludur.
- Dayanağınızı yazın ve bağı önerin
Kaynak bölüm alanına incelemenizin neye dayandığını yazın (ÖRNEK: 1. sayfa, Bölüm 1.1 — ürün tanımlayıcı). Bağlantıyı öner’e basın; bağ İnceleme bekliyor durumuyla listeye düşer.
- Yetkili kişi doğrular
Şirket sahibi ya da yönetici Gerekçeyle doğrula ya da Reddet’i seçer. Doğrularken belgenin hangi bölümüne dayanarak bu ürüne ait olduğunu kabul ettiğini yazar; gerekçe denetim izine geçer. Bağ Doğrulandı olur.
Önerirken yapılan karşılaştırmalar
Bağ önerildiğinde, sizin girdiğiniz bilgiler ürün kaydıyla karşılaştırılır ve her kontrolün sonucu listede kısa bir notla görünür:
| Kontrol | Neye bakar |
|---|---|
| Ürün kodu | Girdiğiniz kodlardan biri bu ürünün kodu mu? |
| Üretici | Belgeyi düzenleyen, ürünün üreticisiyle aynı mı? Farklıysa aynı ürün olduğu gösterilmelidir. |
| Derece / konsantrasyon | Belgede yazan ürün adı, ürün kaydındaki derece ve konsantrasyonla örtüşüyor mu? Aynı madde farklı derece ya da konsantrasyonda satılabilir. |
| Parti | CoA bağlanmak istenen partiye mi ait? Bir partinin CoA’sı başka partiye bağlanamaz. |
| Dil / pazar | Belgenin dil ve ülke kapsamı istenenle uyuşuyor mu? |
Teklif onayıyla ilişkisi
Kimyasal ürünlerde birbirinden ayrı iki kontrol vardır. İkisini karıştırmamak, “satır neden onaylanmıyor?” ve “teklif neden onaylanmıyor?” sorularının cevabıdır.
| Kontrol | Nerede | Eksikse ne olur |
|---|---|---|
| Katalogdaki SDS kaydı | Katalog CSV’sindeki sds_country, sds_language ve sds_version sütunları | Kaydı olmayan madde ya da karışım (substance, mixture) ürününün satırı incelemede onaylanamaz. Eşya (article) SDS beklemez. Sınıfı boş ürün onaylanamaz. Ayrıntı: Katalog ve fiyat listesi. |
| Doğrulanmış SDS bağı | Ürün sayfasındaki Teknik belgeler bölümü | Teklif oluşturulabilir ama Belge bekliyor durumunda kalır ve onaylanamaz. |
Talep sayfasındaki Teklife bağlı teknik belgeler bölümü her satırın kullandığı belgeyi gösterir. Bağı olmayan satırda “bu satır yüzünden teklif onaylanamaz” uyarısı ve SDS ekle ve doğrula bağlantısı çıkar. Teklif taslağı oluşturulurken her satırın doğrulanmış belgeleri taslağa yazılır; teklif onaylanınca bu seçim o revizyona sabitlenir ve teklif belgesinde Teklife bağlı teknik belgeler başlığıyla listelenir.
Teklif taslağı, oluşturulduğu andaki belge durumunu dondurur. SDS bağı taslaktan sonra doğrulandıysa o taslak yine onaylanamaz: belgeyi doğrulatın, talebi yeniden açın ve teklifi yeniden oluşturun (alıcı ve tarih korunur). Ayrıntı için Teklif neden çıkmıyor?.
Belgenin yeni sürümü doğrulandığında
Bir ürün için daha yeni bir belge doğrulandığında talep sayfasında “Teknik belgenin yeni sürümü var” bildirimi çıkar. Bu bildirim bilgi amaçlıdır: mevcut bağ reddedilmiş sayılmaz. Onaylanmış teklifin eki ve içeriği değişmez; yeni belgeyi teklife almak için yeni bir revizyon oluşturup yeniden onaylarsınız.
Doğrulama neyi gösterir, neyi göstermez?
Ürün sayfasının altındaki cümle sınırı açıkça çizer: doğrulama, belgenin bu ürüne ait olduğunun yetkili kişi tarafından kabul edildiği anlamına gelir. Bağımsız uzman sertifikasyonu veya mevzuat onayı değildir. Satış ekibinin GBF talebinde neye bakacağı: Teklif masasında Güvenlik Bilgi Formu.
- Vuntus SDS’in içeriğini okumaz ve SDS yazmaz.
- REACH, KKDİK, CLP ya da ADR uygunluğunu söylemez; tehlike sınıfı ya da taşımacılık bilgisi denetlemez.
- Belgenin güncel sürüm olup olmadığını kendisi bilmez; revizyon bilgisi sizin girdiğiniz değerdir.
- Taranmış bir PDF’ten metin okumaz; bilgiler her durumda elle girilir.
Belgenin içeriği ve mevzuata uygunluğu, belgeyi hazırlayan tedarikçinin ve şirketinizin uzmanlarının sorumluluğundadır.
Sık sorulan sorular
Vuntus SDS’in içeriğini kontrol ediyor mu?
Hayır. Vuntus yalnız ürüne bağlı bir SDS’in yetkili bir kişi tarafından gerekçeyle doğrulanmış olmasını şart koşar. Belgenin içeriğini okumaz, SDS yazmaz ve REACH, KKDİK, CLP ya da ADR uygunluğunu kontrol etmez. Doğrulama bir mevzuat onayı değildir.
Satış rolü SDS yükleyebilir mi?
Evet. Satış rolü belgeyi yükleyip bağı önerebilir. Bağı doğrulama ya da reddetme yetkisi yalnız şirket sahibi ve yöneticidedir. Doğrulanmamış bağ teklif onayı için yeterli değildir.
CoA neden partiye bağlanıyor?
Analiz sertifikası belirli bir üretim partisinin test sonuçlarını taşır, ürünün bütün partileri için geçerli değildir. Bu yüzden CoA yüklenirken parti kimliği zorunludur ve bir partinin CoA’sı başka bir partiye bağlanamaz.
Katalogda SDS kaydı var, teklif neden yine onaylanmıyor?
Katalogdaki SDS sütunları satırın incelemede onaylanması için gereklidir ama teklif onayına yetmez. Teklif onayı için ürün sayfasında doğrulanmış bir SDS bağı gerekir. Bağı doğrulatın, sonra talebi yeniden açıp teklifi yeniden oluşturun.