Teklif masasında Güvenlik Bilgi Formu (GBF): satış ekibi neyi kontrol eder, neyi etmez

Teklif aşamasında satış ekibinin Güvenlik Bilgi Formu'nda (GBF) kontrol edebileceği şey, belgenin doğru ürüne ve doğru dereceye ait, Türkçe ve güncel sürüm olmasıdır. GBF'nin içeriğini KKDİK'e göre Ek-18 kapsamında belgelendirilmiş kimyasal değerlendirme uzmanı hazırlar; formu alıcıya temin etmek tedarikçinin yükümlülüğüdür.

Bu yazı, müşterisi “ürünlerin GBF'sini de gönderin” diyen kimya distribütörlerinin ve kimyasal hammadde tedarikçilerinin satış ekipleri için. Amaç GBF hazırlamayı anlatmak değil; teklif masasında neye bakılacağını ve neyin sizin işiniz olmadığını netleştirmek.

GBF nedir, MSDS ile farkı ne?

Güvenlik Bilgi Formu (GBF), bir kimyasal madde ya da karışımın zararlarını, güvenli kullanımını, depolanmasını, taşınmasını ve bertarafını anlatan standart belgedir. İngilizcesi Safety Data Sheet (SDS)'tir. “MSDS” (Material Safety Data Sheet) eski addır; bugün müşteri “MSDS” istediğinde kastettiği belge GBF'dir.

“MSDS belgesi nereden alınır?” sorusunun cevabı da buradan çıkar: GBF'yi ürünü size tedarik eden firma sağlar. Distribütör olarak siz, aldığınız GBF'yi müşterinize iletirsiniz; kendi başınıza GBF yazmaz ya da değiştirmezsiniz. KKDİK'te dağıtıcı da “tedarikçi” tanımına girer; GBF'yi müşterinize Türkçe ve ücretsiz temin etme yükümlülüğü sizin için de geçerlidir, içeriği ise üreticiden ya da ithalatçıdan gelir.

GBF kaç bölümden oluşur?

KKDİK'in Ek-2'sine göre GBF 16 başlık içerir ve başlıkların sırası sabittir. Başlıklar Ek-2'deki adlarıyla aşağıda; teklif masası için en sık bakılanlar kalın:

1. Maddenin/karışımın ve şirketin/dağıtıcının tanımı (ürün adı, tedarikçi, acil durum telefonu)
2. Zararların tanımı
3. Bileşimi/içindekiler hakkında bilgi
4. İlk yardım önlemleri
5. Yangınla mücadele önlemleri
6. Kaza sonucu yayılma önlemleri
7. Elleçleme ve depolama
8. Maruz kalma kontrolü/kişisel korunma
9. Fiziksel ve kimyasal özellikler (yoğunluk burada)
10. Kararlılık ve tepkime
11. Toksikolojik bilgiler
12. Ekolojik bilgiler
13. Bertaraf etme bilgileri
14. Taşımacılık bilgisi (UN numarası ve taşıma sınıfı burada)
15. Mevzuat bilgisi
16. Diğer bilgiler

Türkiye'de kural: KKDİK'in 27. maddesi

Türkiye'de GBF'ye ilişkin temel kural, Kimyasalların Kaydı, Değerlendirilmesi, İzni ve Kısıtlanması Hakkında Yönetmelik'in (KKDİK) 27. maddesindedir. Teklif masasını ilgilendiren hükümler:

• Kim hazırlar, kim verir: Tedarikçi, Ek-2'ye uygun olarak ve Ek-18'e göre belgelendirilmiş kimyasal değerlendirme uzmanı tarafından hazırlanmış bir GBF'yi alıcıya temin eder (m.27/1; madde ya da karışım zararlı sınıflandırma ölçütlerini karşılıyorsa ya da PBT/vPvB veya aday listedeyse).
• Dil: “Güvenlik bilgi formu Türkçe olarak temin edilir.” (m.27/5)
• Ücret ve ortam: “Güvenlik bilgi formu ücretsiz, yazılı olarak ya da elektronik ortamda temin edilir.” (m.27/8)
• Güncelleme: Güncellenen GBF, önceki 12 ay içinde maddenin tedarik edildiği tüm eski alıcılara yazılı ya da elektronik ortamda ücretsiz iletilir (m.27/10).

Pratik sonuç: Türk müşteriye yalnız İngilizce GBF göndermek kuralı karşılamaz; GBF için teklifte ayrıca ücret yazılmaz. Güncelleme kuralı da teklif masasını ilgilendirir: son bir yılda sizden ürün aldığı için güncel GBF'yi bekleyen müşterilerin kim olduğu, satış kayıtlarınızdan bulunabilmelidir.

“GBF hazırlayıcısı” terimi nereden geliyor?

Sektörde hâlâ duyulan “güvenlik bilgi formu hazırlayıcısı” terimi, 13.12.2014 tarihli Güvenlik Bilgi Formları Hakkında Yönetmelik'ten kalmadır. O yönetmelik KKDİK'in 64. maddesiyle yürürlükten kaldırıldı; bu hüküm 31.12.2023'te yürürlüğe girdi. Bugünkü kural KKDİK'in 27. maddesidir: GBF'yi Ek-18'e göre belgelendirilmiş kimyasal değerlendirme uzmanı hazırlar. Tedarikçinizden GBF'yi kimin hazırladığını sorarken bu güncel ifadeyi kullanın.

Teklif masasında 5 kontrol

Satış ekibinin GBF'nin içeriğini doğrulaması beklenmez; ama teklif göndermeden önce şu beş şeye bakmak sizin işinizdir:

1. Ürün ve derece eşleşiyor mu? GBF'nin 1. bölümündeki ürün adı ve kodu, teklif ettiğiniz ürünle ve derecesiyle aynı mı? %35 hidrojen peroksit teklifine %50'nin GBF'si eklenmez.
2. Dil Türkçe mi? Türk müşteriye Türkçe GBF gerekir; yalnız İngilizce sürüm varsa tedarikçinizden Türkçesini isteyin.
3. Sürüm güncel mi? Revizyon tarihine ve sürüm numarasına bakın; elinizdeki dosyanın tedarikçinin son sürümü olduğundan emin olun.
4. Tedarikçi bilgisi doğru mu? 1. bölümdeki tedarikçi ve acil durum iletişim bilgisi, ürünü gerçekten aldığınız tedarikçiye mi ait?
5. Teslimatta hazır olacak mı? Müşteri GBF istediyse teklifte hangi belgelerin teslimatla birlikte gideceğini yazın ve GBF'yi teslimattan önce hazır tutun.

Dağıtıcı ne zaman “dağıtıcı” olmaktan çıkar?

KKDİK dağıtıcıyı, perakendeci de dahil olmak üzere bir maddeyi kendi hâlinde ya da karışım içinde üçüncü taraflar için sadece depolayan ve piyasaya arz eden kişi olarak tanımlar (m.4). Alt kullanıcı ise bir maddeyi kendi endüstriyel ya da profesyonel faaliyetleri sırasında kullanan, dağıtıcı ya da tüketici olmayan kişidir.

Ürünü yeniden ambalajlamak, başka kaba aktarmak, karıştırmak ya da seyreltmek “sadece depolamak ve piyasaya arz etmek”in ötesine geçebilir; bu durumda şirketiniz mevzuat karşısında farklı yükümlülükler taşıyabilir. GBF'nin 1. bölümüne kendi şirket bilginizi yazmak da aynı soruyu doğurur. Bu ayrım kişiye özel bir değerlendirme gerektirir; yeniden ambalajlama, aktarma ya da karıştırma yapıyorsanız yükümlülüklerinizi bir uzmana ve resmî metne danışın.

KKDİK kayıt takvimi (bağlam için)

KKDİK kapsamındaki kayıtlar için son tarihler, 23.12.2023 tarihli Resmî Gazete'de (sayı 32408) yayımlanan değişiklikle yıllık miktara ve zarar sınıfına göre kademelendirildi. Özetle:

31.12.2026

Yılda 1.000 ton ve üzeri; yılda 100 ton ve üzeri olup sucul ortam için Akut 1 ve/veya Kronik 1 (H400, H410) sınıflandırılan; yılda 1 ton ve üzeri olup kanserojen, mutajen ve/veya üreme sistemine toksik Kategori 1A ya da 1B sınıflandırılan maddeler.

31.12.2028

Yılda 100 ton ve üzeri miktarda imal ya da ithal edilen maddeler.

31.12.2030

Yılda 1 ton ve üzeri miktarda imal ya da ithal edilen maddeler.

Bu bir özettir; kapsamın tam ifadesi ve istisnalar için resmî metne bakın. Kayıt sürecindeki ara adımlar ve süreler için Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığı'nın güncel duyurularını takip edin.

Teklif masası için anlamı: kayıt yükümlülüğü imalatçı ve ithalatçınındır; ama müşteriniz bir ürünün kayıt durumunu sorabilir. Bu soruya kendi tahmininizle değil, tedarikçinizden aldığınız yazılı bilgiyle cevap verin.

Vuntus bunu nasıl ele alır?

Yapar:

• Katalogda madde ya da karışım olarak işaretlenen ürünler için GBF kaydı alanlarını (ülke, dil, sürüm) tutar; bu kayıt eksikse satır onaylanamaz.
• Ürünün sürümüne GBF, Teknik Veri Formu ve analiz sertifikası bağlanabilir; bağı şirket sahibi ya da yönetici gerekçesiyle doğrular.
• Kimyasal içeren bir teklif, ürüne bağlı doğrulanmış GBF olmadan onaylanamaz.
• Teklif belgesinde teklife bağlı teknik belgeleri ve eksik olanları listeler.

Yapmaz:

• GBF'nin içeriğini okumaz, GBF yazmaz ya da değiştirmez.
• KKDİK, SEA ya da taşıma mevzuatına uygunluk hakkında bir şey söylemez; zarar sınıfını denetlemez.
• Doğrulama, belgenin bu ürüne ait olduğunun yetkili bir kişi tarafından kabul edildiği anlamına gelir; bağımsız bir sertifika ya da mevzuat onayı değildir.

Satırın diğer kontrolleri için teklif yazmadan önce 7 kontrol, GBF'nin 9. bölümündeki yoğunluğu kullanmak için litre-kilo dönüşümü yazısına bakabilirsiniz. Belgeyi ürüne bağlamak ve doğrulamak adım adım Teknik belgeler kılavuzunda; doğrulanmış GBF olmadan teklifin neden çıkmadığı Teklif oluşturma, onay ve dışa aktarma sayfasında. Vuntus'un genel tanımı: Vuntus nedir.