Teklif oluşturma, onay ve dışa aktarma
Onaylı talepten teklif oluşturma, iskonto ve KDV, teklif onayı, PDF/HTML/CSV dışa aktarma ve teklif çıkmadığında ne yapılacağı.
Vuntus’ta teklif, onaylanmış bir talebin onaylı ve fiyatlanmış satırlarından oluşturulur, bir yetkili tarafından onaylanır ve PDF, HTML ya da CSV dosyası olarak indirilir. Teklif uygulamadan e-postayla gitmez: dosyayı kendi e-postanızdan müşteriye iletirsiniz.
Kim ne yapabilir?
| İşlem | Şirket sahibi | Yönetici | Satış | Görüntüleyici |
|---|---|---|---|---|
| Teklif oluşturmak | Evet | Evet | Evet | Hayır |
| Teklifi onaylamak | Evet | Evet | İskonto tavanına kadar | Hayır |
| Gönderime hazırlamak | Evet | Evet | Hayır | Hayır |
| Talebi yeniden açmak (revize) | Evet | Evet | Hayır | Hayır |
| Teklif sonucunu işaretlemek | Evet | Evet | Evet | Hayır |
| Şirket & teklif ayarlarını değiştirmek | Evet | Hayır | Hayır | Hayır |
Teklif nasıl oluşturulur?
Talebin bütün satırları karara bağlanıp Talebi onayla ile onaylandığında talep sayfasında Teklif oluştur kartı açılır. Form yalnız onaylı ve fiyatlanmış satırları kullanır.
- Alıcıyı ve geçerlilik tarihini girin
Alıcı e-posta alanına teklifin gideceği adresi yazın; müşteri kaydında e-posta varsa alan önceden dolar. Geçerlilik tarihi en çok 365 gün sonrası olabilir; ön değeri Ayarlar’daki geçerlilik gününden gelir.
- Belge dilini seçin
Belge dili Türkçe ya da İngilizce olabilir ve ekranın dilinden bağımsızdır. Ön değer sırası: revizyonda önceki sürümün dili, müşterinin teklif belgesi dili, şirketin varsayılan dili, Türkçe.
- İskontoyu gerekçesiyle yazın
Satırlar ve satır iskontosu tablosunda satır başına İskonto % ve Gerekçe girin; net tutar siz yazarken güncellenir. Teklif iskontosu (%) bütün satırların toplamına uygulanır. İskonto girdiğiniz her yerde gerekçe zorunludur.
- KDV ve şartları kontrol edin
KDV oranı (%) Ayarlar’daki varsayılan KDV ile gelir; o alan boşsa %20’dir. Ödeme şartı, Teslim şartı ve Genel koşullar (opsiyonel) belgeye yazdığınız gibi basılır.
- Teklifi oluşturun
Teklif oluştur’a basın. Teklif bir numara alır (ÖRNEK: TKL-2026-0007) ve Teklif belgesi kartında Onay bekliyor durumuna geçer. Onaylanmadan dışa aktarılamaz.
Kısmi teklif ve MOQ uyarısı
Talepte reddettiğiniz satırlar varsa form kaç satırın talep edildiğini, kaçının fiyatlanacağını ve kaçının kapsam dışı kaldığını gösterir. Teklif ancak Teklifin talebin tamamını karşılamadığını onaylıyorum işaretlenince oluşur; kapsam dışı satırlar ve nedenleri teklif belgesine de yazılır.
Bir satır asgari sipariş miktarını (MOQ) ya da paket katını tutmuyorsa davranış şirket politikasına bağlıdır. Politika Uyar ise MOQ/paket uyarısı olan satırları yine de teklife dahil et kutusunu işaretlersiniz. Politika Sert blok ise satır teklife giremez; satırı reddedin ya da miktarı düzeltin.
Teklif neden çıkmıyor?
Vuntus eksik bilgiyle teklif üretmez. Ekrandaki cümle bunu açıkça söyler: “Fiyat tahminle doldurulmaz; eksik satırla da teklif oluşturulmaz.” Aşağıdaki tablo en sık uyarıları ve çözümlerini birlikte gösterir.
| Ekrandaki uyarı | Neden ve ne yapılır |
|---|---|
| Önce talebi onaylayın. | Talep henüz onaylanmadı. Satırları karara bağlayıp Talebi onayla’ya basın. |
| Onaylanmış satır yok. | Bütün satırlar reddedildi. Şirket sahibi ya da yönetici talebi yeniden açıp satır kararını değiştirebilir. |
| Bu ürün için fiyat girilmemiş | Katalogda bu ürünün fiyatı yok. Fiyatı katalog CSV’siyle yükleyin. |
| Fiyat başka müşteri için tanımlı | Fiyat yalnız başka bir müşteriye geçerli. Bu müşteri için fiyat ya da herkese geçerli liste fiyatı tanımlayın. |
| İstenen miktar, en düşük fiyat kademesinin altında | Daha düşük miktar için kademe ekleyin ya da miktarı gözden geçirin. |
| Fiyatın geçerlilik süresi dolmuş | Kataloğu güncel geçerlilik tarihleriyle yeniden yükleyin. |
| Fiyat farklı birimde · dönüşüm onayı gerek | Örneğin talep litre, fiyat kilogram. Şirket sahibi ya da yönetici ürüne özgü onaylı bir dönüşüm tanımlar; Vuntus yoğunluğu tahmin etmez. Hesap: litre-kilo dönüşümü. |
| İki para biriminde geçerli fiyat var · hangisi kullanılacak? / Satırlar tek para biriminde olmalı. | Vuntus kur çevirisi yapmaz ve teklif tek para biriminde olur. Ürün için tek para biriminde fiyat bırakın. |
| Miktar henüz belirlenmedi | “1.000” gibi belirsiz bir miktar seçilmedi. Satırda Miktarı belirle… ile miktarı ve birimi girin. |
| Bazı satırlar MOQ/paket kuralını karşılamıyor… | Politika Uyar ise uyarı kutusunu işaretleyin; Sert blok ise satırı reddedin ya da miktarı düzeltin. |
| Talebin bir kısmı kapsam dışı… | Kısmi teklif çıkarmak için kapsam kutusunu açıkça işaretleyin. |
| Geçerlilik tarihi en fazla 365 gün sonrası olabilir… | Tarihi düzeltin; yıl dört haneli olmalı. |
| Bu taslak onaylanamaz (Belge bekliyor) | Bir satırın zorunlu SDS bağı taslak oluşturulurken doğrulanmamıştı. Belgeyi doğrulatın, talebi yeniden açın, teklifi yeniden oluşturun. Ayrıntı: Teknik belgeler. |
| Bu iskonto oranı onay yetkinizin üzerinde… | Satış rolünün iskonto tavanı aşıldı. Teklifi yönetici ya da şirket sahibi onaylar. |
| Bu teklifi siz hazırladınız… | Şirkette görevler ayrılığı açık. Onayı başka bir yetkili verir. |
Fiyatı eksik satırlar talep sayfasında satır satır listelenir; yanında Ürünü aç bağlantısı ve ne yapılacağı yazar. Talep kuyruğundaki Dikkat gerektiren panelinde bu talepler Teklif çıkmıyor başlığıyla toplanır; üst çubuktaki zil de sayılarını gösterir.
Teklifi onaylamak
Oluşturulan teklif Teklif belgesi kartında durur. Kart teklif numarasını ve revizyonu (Rev 1, Rev 2…), durumu, tutar özetini (ara toplam, iskontolar, KDV hariç toplam, KDV, genel toplam) ve koşulları gösterir. Taslağı Teklifi onayla ile onaylarsınız.
- Satış rolünün iskonto tavanı: satış rolü, satır ve teklif iskontosunun birleşik etkisi tavanı aşmıyorsa onaylar. Tavan Ayarlar › Şirket & teklif › Satış rolü iskonto tavanı (%) alanındadır; boşsa %10. Tavanın üstündeki teklifi yönetici ya da şirket sahibi onaylar.
- Görevler ayrılığı: şirket politikası Başka yetkili onaylar ise teklifi hazırlayan kişi kendi teklifini onaylayamaz.
- Onaylanan sürüm dondurulur: içeriği sonradan değişmez. Değişiklik yeni bir revizyonla yapılır.
- Kartta görünen durumlar: Onay bekliyor · Belge bekliyor · Teklif onaylandı — dışa aktarılabilir · Süresi geçti · Geçersiz tarih.
Onaylı teklifi revize etmek
Müşteri değişiklik isterse şirket sahibi ya da yönetici kartın altındaki Talebi yeniden aç (revize et)’ı seçer ve Evet, yeniden aç ile onaylar. Onaylı sürüm korunur; satırlar yeniden karara bağlanır ve aynı teklif numarasıyla yeni bir revizyon hazırlanır. Onaylanmamış bir taslak varsa o taslak kullanılmaz.
Dışa aktarma ve gönderim
Onaylanan teklifin kartında üç eylem vardır: Önizle belgeyi uygulamanın içinde açar, PDF indir müşteriye gidecek dosyayı indirir, Diğer biçimler altında HTML ve CSV bulunur. CSV Excel’de Türkçe karakterlerle açılır ve sütun sırası her teklifte aynıdır.
Teklif belgesinde şunlar yer alır: Ayarlar’da girdiyseniz şirket antediniz ve logonuz; alıcı; teklif no, revizyon, tarih, geçerlilik ve hazırlayan; ürün satırları (miktar, birim fiyat, liste tutarı, iskonto, net tutar); Net toplam (KDV hariç), KDV ve Genel toplam; ödeme ve teslim şartı ile genel koşullar; kapsam beyanı ve kapsam dışı satırlar; Teklife bağlı teknik belgeler.
Geçerlilik tarihi geçen teklifte dışa aktarma kapanır. Müşteriye yeni fiyat vermek için talebi yeniden açıp yeni bir revizyon oluşturun.
Teklif sonucunu işaretlemek
Onaylanan teklifin altında Teklif sonucu kartı açılır. Müşteri karar verdiğinde Kazanıldı ya da Kaybedildi’yi seçin; isterseniz Not (opsiyonel) alanına kısa bir açıklama yazın. Satış hattı ve kazanma oranı bu kayıttan hesaplanır.
Sonuç tutarı önce KDV hariç (net) gösterilir, KDV dahil tutar yanında durur. Kayıp nedeni için hazır bir liste yoktur; nedeni nota yazarsınız. Sonucu sonradan Değiştir ile düzeltebilirsiniz.
Şirket ve teklif varsayılanları
Ayarlar › Şirket & teklif sekmesini yalnız şirket sahibi değiştirir. Buradaki değerler her yeni teklifte ön değer olarak gelir ve teklif başına değiştirilebilir.
| Bölüm | İçerik |
|---|---|
| Şirket kimliği | Şirket unvanı, adres, vergi dairesi, VKN / TCKN, MERSİS no, telefon, e-posta, web sitesi, teklif altbilgisi ve logo (PNG ya da JPEG, en çok 300 KB). Unvan boşsa belge antetsiz çıkar. |
| Teklif varsayılanları | Varsayılan KDV (%) (boşsa %20), ana para birimi (yalnız kayıt için; hesap katalog fiyatının para birimiyle yapılır), geçerlilik (gün), varsayılan ödeme ve teslim şartı, varsayılan koşul metni, teklif belgesi varsayılan dili. |
| Ticari politika | MOQ / paket ihlali politikası (Uyar · Sert blok), teklifi hazırlayanın kendi teklifini onaylayıp onaylayamayacağı (Onaylayabilir · Başka yetkili onaylar) ve satış rolü iskonto tavanı (%). |
Vuntus’un bu adımda yapmadıkları
- Teklifi müşteriye e-postayla göndermez, hatırlatma e-postası da atmaz.
- Fiyatı tahmin etmez; fiyat yalnız içe aktardığınız fiyat listesinden gelir.
- Kur çevirisi yapmaz; maliyet ya da marj üzerinden fiyat hesaplamaz.
- Teklifi kendiliğinden onaylamaz; her onay bir kişinin işlemidir ve kayda geçer.
- Excel dosyası (.xlsx) olarak dışa aktarmaz; Excel için CSV kullanılır.
- Teklifi ERP’ye ya da muhasebe sistemine yazmaz.
Sık sorulan sorular
Gönderime hazırla ne işe yarar?
Alıcıyı kaydeder ve işlemi denetim izine yazar; uygulamadan e-posta çıkmaz. Yalnız şirket sahibi ve yönetici, yalnız onaylı teklifte kullanabilir. Teklifin PDF’ini (ya da HTML veya CSV dosyasını) indirip kendi e-postanızdan iletirsiniz.
Teklifi Excel olarak alabilir miyim?
Excel dosyası (.xlsx) olarak değil, CSV olarak alabilirsiniz. CSV Excel’de Türkçe karakterler bozulmadan açılır ve sütun sırası her teklifte aynıdır, böylece kendi tablonuza ya da sisteminize aktarmak kolaylaşır.
Satış rolü teklifi onaylayabilir mi?
Evet, iskonto tavanı içinde. Satır ve teklif iskontosunun birleşik etkisi tavanı aşıyorsa onayı yönetici ya da şirket sahibi verir. Tavan Ayarlar › Şirket & teklif’te belirlenir; boşsa %10’dur.
Onaylanmış teklifi nasıl değiştiririm?
Onaylı sürüm değiştirilemez. Şirket sahibi ya da yönetici Talebi yeniden aç (revize et) ile talebi açar; satırlar yeniden karara bağlanır ve aynı teklif numarasıyla yeni bir revizyon oluşturulur. Önceki sürüm kayıtta kalır.