Müşteriler, şubeler ve atama
Müşteri kaydı ekleme ve CSV ile içe aktarma, şube açma, otomatik atama kuralları ve talepleri ekip üyelerine atama; kimin neyi gördüğü.
Vuntus’ta her talep bir şubeye ve bir müşteriye bağlıdır. Müşteri kayıtlarını şirket sahibi ve yöneticiler Müşteriler sayfasında tutar; şubeler ve otomatik atama kuralları Ayarlar › Şube & atama sekmesindedir. Ekip üyeleri yalnız kendilerine verilen şube ve müşterilerin kayıtlarını görür.
Bu sayfa müşteri kaydını, şubeleri, talebi doğru kişiye düşüren kuralları ve elle atamayı anlatır. Kenar çubuğundaki Müşteriler ve Ayarlar yalnız şirket sahibi ile yöneticilere görünür.
Müşteri eklemek
- Müşteriler sayfasını açın
Kenar çubuğunda Müşteriler’e gidin. Liste her müşterinin talep sayısını, kazanılan ve kaybedilen teklifleri ve son aktivitesini gösterir.
- Yeni müşteri formunu açın
Müşteri ekle’ye basın. Yalnız Ünvan zorunludur; gerisi sonra da eklenebilir.
- Bilgileri girin
Form dört bölümdür: Firma (Ünvan, Cari kod, VKN / TCKN, Vergi dairesi), İletişim (İletişim kişisi, E-posta, Telefon), Adres (Adres, İl, İlçe) ve Ticari (Ödeme koşulu, Teklif belgesi dili, Not). “Teklifte” işaretli alanlar teklif belgesinin alıcı bölümüne basılır.
- Kaydedin
Kaydet’e basın ya da herhangi bir alandayken Ctrl/⌘+Enter kullanın. Müşteri, onu ekleyen yöneticinin ve şirket sahiplerinin kapsamına girer.
- Cari kod ERP’nizdeki cari kodudur ve şirket içinde tekil olmalıdır.
- Ödeme koşulu bu müşterinin tekliflerinde şirket varsayılanı yerine önerilir.
- Teklif belgesi dili boş bırakılırsa şirketin varsayılan dili kullanılır.
- Not yalnız ekibinizce görülür; teklif belgesine basılmaz.
- Vergi ve iletişim bilgisi girilmemiş müşterinin teklif belgesinde alıcı olarak yalnız unvanı basılır.
Müşteri listesini CSV ile içe aktarmak
CSV içe aktar ile Müşteri listesini içe aktar penceresi açılır. Örnek şablon indir ile başlıkları alabilir, dosyayı seçebilir ya da içeriği yapıştırabilirsiniz. Türkçe ya da İngilizce başlıklar okunur; ayraç noktalı virgül ya da virgül olabilir ve tek dosyada en çok 2.000 satır alınır.
- Önizle’ye basın. Her satır için sonuç görünür: yeni, güncellenecek ya da değişiklik yok.
- Mevcut müşteri önce cari koda, cari kod yoksa VKN/TCKN’ye göre bulunur ve güncellenir; bulunamazsa yeni müşteri açılır. Boş hücre mevcut bilgiyi silmez.
- Önizleme temizse İçe aktar’a basın. Hatalı satır varsa hiçbir müşteri yazılmaz; hatalar satır numarasıyla listelenir.
Müşteriyi arşivlemek
Müşteri sayfasındaki Arşivle ile müşteri yeni talep girişinde seçilemez hâle gelir ve listede varsayılan olarak gizlenir. Geçmiş talepleri ve teklifleri olduğu gibi kalır. Arşivden çıkar ile istediğiniz an geri alırsınız.
Müşteri sayfasında neler var?
Bir müşteriye tıkladığınızda Müşteri 360 açılır: kayıt bilgileri, talep sayısı, kazanılan ve kaybedilen teklifler ve Talep geçmişi. Geçmişte her talebin şubesi, kanalı, durumu ve teklif ya da sonuç tutarı yer alır. Tutar önce KDV hariç (net) gösterilir; KDV dahil tutar yanında durur. Bilgileri düzenle ile kaydı güncellersiniz.
Bazı bilgiler müşteriye özeldir ve başka ekranlarda girilir:
| Bilgi | Nerede girilir |
|---|---|
| Müşteriye özel fiyat | Katalog CSV’sindeki customer_id sütunu: müşterinin Vuntus kimliği, Cari kod değil. Bu kimlik bugün ekranda gösterilmez; Vuntus kurulum ekibinden alın. Eşleşmeyen kimlik uyarı vermez ve fiyat kullanılmaz. Boş bırakılan satır herkese geçerli liste fiyatıdır. Ayrıntı: fiyat listesi. |
| Müşterinin ürün adlandırması | Talep inceleme ekranında Adlandırmayı kaydet. Müşterinin kendi yazdığı ifade o müşteri için bu ürünün adı olarak kaydedilir; yalnız şirket sahibi ve yönetici kaydedebilir. Ayrıntı: Satırları incelemek; müşterinin ticari adla yazdığı talebi okumak için: ürün kimliği kontrolü. |
| E-posta göndericisi eşlemesi | Ayarlar › Talep girişi › Müşteri eşlemesi. Bu alan adından ya da adresten gelen talep doğrudan bu müşteriye yazılır. Ayrıntı: gelen e-posta. |
| Teklif belgesi dili | Müşteri formundaki Teklif belgesi dili. Yeni teklif belgeleri bu dilde hazırlanır. |
Şubeler
Her belge ve talep bir şubeye bağlanır. Ayarlar › Şube & atama sekmesindeki Şubeler kartında şube adını yazıp Şube ekle’ye basarsınız. Yeni şube, şirket sahiplerinin ve onu ekleyen yöneticinin kapsamına girer. Aynı sekmede müşterilerin kısa bir özeti ve Müşterileri yönet bağlantısı da bulunur.
Otomatik atama kuralları
Yeni gelen talep, uyan ilk kuralın sorumlusuna kendiliğinden atanır. Kural yoksa talepler atanmadan kuyrukta bekler. Yeni kural bölümünde dört alan vardır:
- Şube
- Belirli bir şube ya da Her şube.
- Müşteri
- Belirli bir müşteri ya da Her müşteri.
- Sorumlu
- Talebin atanacağı ekip üyesi.
- Öncelik
- 0 ile 1000 arasında bir tam sayı. Aynı düzeyde yüksek olan önce denenir.
Kurallar yukarıdan aşağı denenir: önce şube + müşteri birlikte belirtilenler, sonra tek alanlı kurallar, en son genel kurallar. Talep yalnız kapsamı o talebe uyan aktif bir üyeye atanır; ekipten çıkarılan üyenin kuralı çalışmaz ve listede “Üye aktif değil” uyarısıyla görünür. Kuralı satırdaki silme düğmesiyle kaldırır, Sil ile onaylarsınız.
Talebi elle atamak
- Tek talep: talep sayfasındaki Sorumlu & termin kartında Sorumlu ve Termin seçip Ata’ya basın; sonradan Güncelle ya da Kaldır. Listede yalnız bu talebin şube ve müşteri kapsamındaki aktif üyeler çıkar.
- Toplu atama: talep kuyruğunda talepleri seçin, Sorumlu seç ve Termin girip Ata’ya basın. Seçilen kişinin kapsamı dışındaki talepler atlanır ve kaç talebin atlandığı yazar.
- Atamayı yalnız şirket sahibi ve yönetici yapar. Sonuçlanmış talepte yeni atama gerekmez.
Kim hangi müşteriyi görür?
Herkes yalnız kendisine verilen şube ve müşterilerin kayıtlarını görür ve bu kural veritabanında uygulanır; kapsamın nasıl seçildiği ve nasıl işlediği: Ekip ve roller.
Bu ekranlarda olmayanlar
- Şubeyi yeniden adlandırma ya da silme.
- Bir üyenin şube ve müşteri kapsamını sonradan değiştiren bir ekran.
- Müşteri kayıtlarının ERP ya da CRM ile eşitlenmesi; müşteri listesi CSV ile girer.
- Müşteriye e-posta, hatırlatma ya da bildirim gönderme.
Sık sorulan sorular
Satış rolündeki biri yeni müşteri ekleyebilir mi?
Hayır. Müşteri ve şube eklemek, düzenlemek ve içe aktarmak şirket sahibi ile yöneticilere açıktır. Satış rolü yalnız kendi kapsamındaki müşterilerin taleplerini ve tekliflerini görür.
Müşteri CSV’sinde bir satır hatalıysa ne olur?
Hiçbir müşteri yazılmaz. İçe aktarma ya hep ya hiçtir: önce önizleme gösterilir, hatalı satırlar satır numarasıyla listelenir. Hataları düzeltip yeniden önizlediğinizde içe aktarma açılır.
Yeni eklediğim müşteri neden ekip arkadaşımda görünmüyor?
Yeni müşteri yalnız şirket sahiplerinin ve onu ekleyen yöneticinin kapsamına girer. Diğer üyeler davet edilirken seçilen şube ve müşterileri görür; yeni müşteri kapsamlarına kendiliğinden eklenmez.
Şubeyi silebilir ya da adını değiştirebilir miyim?
Bugün hayır. Şube yalnız eklenebilir; ekrandan yeniden adlandırma ya da silme yoktur. Bu yüzden şube adını eklerken dikkatle seçin.