Kimyasal fiyat talebi: teklif yazmadan önce 7 kontrol

Bir kimyasal fiyat talebinde bir satırın doğru fiyatlanması için yedi bilginin net olması gerekir: ürün kimliği (kod, ad ya da CAS), derece/saflık, konsantrasyon ve bazı, miktar ve birimi, ambalaj, teslim şekli ve istenen belgeler. Biri belirsizse doğru hamle tahmin etmek değil, müşteriye sormaktır.

Bu yazı, kimya distribütöründe ya da kimyasal hammadde tedarikçisinde teklif hazırlayan satış destek ekibi için yazıldı. Amaç bir şablon vermek değil; gelen talebi teklife çevirmeden önce her satırda nereye bakacağınızı kısa ve uygulanabilir bir listeye bağlamak.

Kimyasal talepler neden zor okunur?

Aynı ad, farklı ürün. “Kostik” yazan müşteri katı sodyum hidroksiti de, %50'lik çözeltiyi de kastedebilir. “Sülfürik asit” %98'lik teknik ürün de olabilir, seyreltik bir çözelti de. Ad doğru okunsa bile derece, konsantrasyon ve ambalaj netleşmeden fiyat yazılamaz.

Kanal dağınık. Talep e-postanın gövdesinde, ekli bir Excel'de, PDF'te ya da WhatsApp mesajında gelir. Aynı müşteri bir gün sizin ürün kodunuzla, ertesi gün ticari adla yazar. “Geçen seferki gibi” ifadesi ise geçmiş siparişi bilen birini gerektirir. WhatsApp'tan gelen talepler için ayrı bir düzen önerisi: WhatsApp'tan gelen fiyat talepleri.

Hata sessizdir. Litre ile kilogram karıştığında fiyat ürünün yoğunluğu oranında kayar; yanlış derece teklif edildiğinde sorun çoğu zaman sevkiyattan sonra fark edilir. Aşağıdaki yedi kontrol bu sessiz hataların önünü almak içindir.

Yedi kontrol

1. Ürün kimliği: kod, ticari ad, CAS numarası

En güvenilir kimlik sizin ürün kodunuzdur. Müşteri kodunuzu yazdıysa iş kolaylaşır; ticari ad ve kısaltma (IPA, kostik, HCl) ise yorum ister. Yorum yaptığınız her satırı teklifte açık adla ve kodla yazın ki müşteri neyi onayladığını görsün.

CAS numarası (CAS Registry Number) tek bir maddeyi tanımlar. En çok 10 haneden oluşur, tirelerle üç gruba ayrılır ve son hanesi bir kontrol hanesidir. CAS'ın tarif ettiği yöntemde kontrol hanesi dışındaki haneler sağdan başlayarak 1, 2, 3… ile çarpılıp toplanır; toplamın 10'a bölümünden kalan, kontrol hanesini verir. Su (7732-18-5) için hesap: 8×1 + 1×2 + 2×3 + 3×4 + 7×5 + 7×6 = 105; kalan 5. Kontrol hanesi tutmayan bir CAS numarası yanlış yazılmıştır.

2. Derece ve saflık

Derece (grade), aynı maddenin hangi saflık ve belge düzeyinde satıldığını anlatır: teknik, gıda, farmakope, analitik gibi. Derecesi farklı iki ürünün fiyatı da, birlikte istenen belgeler de farklıdır. Müşteri derece yazmadıysa son siparişine bakın; orada da yoksa sorun. Daha yüksek dereceyi “nasılsa daha iyi” diye sessizce teklif etmek, fiyatta kaybettirir.

3. Konsantrasyon ve bazı

%35 ve %50 hidrojen peroksit farklı ürünlerdir: farklı fiyat, farklı Güvenlik Bilgi Formu, çoğu zaman farklı taşıma koşulu. Yüzdenin bazı da önemlidir: kütlece (% a/a, w/w) mi, kütle/hacim (% a/h, w/v) mi? Bazı yazılmamış yüzde eksik bir bilgidir; aynı çözelti iki bazda iki ayrı sayıyla yazılabilir. Ayrıntısı konsantrasyon bazı yazısında.

4. Miktar, birim ve “1.000” sorunu

Türkçede nokta binlik, virgül ondalık ayırıcıdır: “1.000” bin, “7,5” yedi buçuktur. İngilizcede tersi geçerlidir. Bu yüzden İngilizce düzenlenmiş bir Excel'den gelen “1.000 kg” bir kilogram da olabilir. Karışık dilli bir tabloda bu satırı tahminle değil, müşteriye sorarak çözün.

Birim de aynı dikkat ister. “2 IBC” bir miktar mı, ambalaj tercihi mi? Fiyat listeniz kilogram üzerinden, talep litre üzerindense dönüşüm için ürünün yoğunluğu gerekir ve doğru değer ürünün kendi Güvenlik Bilgi Formu'nda ya da Teknik Veri Formu'nda (TDS) yazar. Örnek hesaplar litre-kilo dönüşümü yazısında.

5. Ambalaj ve paket katı

25 kg torba, 20 L bidon, 200 L varil, 1.000 L IBC yaygın boylardır ama kesin değildir: IBC için 1.000 L yaygın nominal hacimdir, daha büyükleri de vardır; “200 litrelik” varilin gerçek hacmi de üreticiye göre değişir. Müşteri 130 kg istedi ve ürün 25 kg torbadaysa, 125 kg mı, 150 kg mı teklif edeceğinize siz karar vermeyin; paket katını ve varsa en az sipariş miktarını teklifte açıkça yazın.

6. Teslim şekli: Incoterms ve tehlikeli madde taşımacılığı

Fiyat teslim şekline bağlıdır. Fabrika teslim (EXW) ile müşterinin kapısına teslim (DAP, DDP) aynı fiyat değildir. Milletlerarası Ticaret Odası'nın (ICC) Incoterms® 2020 kuralları 11 terimden oluşur; teklifte terimi teslim yeriyle birlikte yazın, örneğin “DAP Gebze, Incoterms® 2020”.

Talepte bir UN numarası görmek, teslimin tehlikeli madde taşımacılığı kurallarına (karayolunda ADR) tabi olabileceğinin işaretidir. Taşıma sınıflandırması tedarikçinin Güvenlik Bilgi Formu'nun 14. bölümünde (taşımacılık bilgisi) yer alır. Teklif masasında bu sınıflandırmayı siz yapmazsınız; ama teslim şekli ve navlun fiyatı yazılırken bu bilginin lojistik ekibine ulaştığından emin olun.

7. Belgeler: GBF, Teknik Veri Formu, analiz sertifikası

Güvenlik Bilgi Formu (GBF; İngilizcesi SDS, eski adıyla MSDS) ürüne aittir. Türkiye'de KKDİK'e göre Türkçe, ücretsiz ve yazılı ya da elektronik ortamda temin edilir. Teknik Veri Formu (TDS) ürünün özelliklerini anlatır. Analiz sertifikası (CoA) ise partiye özgüdür: ürüne değil, teslim edilen partiye bağlanır. Talepte “belgeler” yazıyorsa hangisinin, hangi dilde istendiğini teklif aşamasında netleştirin. GBF talebinde satış ekibinin neye bakacağı ayrı bir yazıda: teklif masasında Güvenlik Bilgi Formu.

Örnek: dört satırlık bir talebi okumak

ÖRNEK · sentetik veri. Aşağıdaki e-posta uydurma bir müşteriden; ürün adları ve miktarlar yalnız kontrolleri göstermek için seçildi.

Konu: Fiyat talebi

Merhaba,
aşağıdakiler için fiyat rica ederiz:

Kostik %50, 1 IBC
IPA %99, 4 varil
Sülfürik asit, 25 L
Sitrik asit, geçen seferki gibi, 20 torba

Hepsi için GBF lütfen.

ABC Temizlik (örnek) · Satın Alma

ÖRNEK · sentetik veri. Dört satırın her birinde neyin net, neyin eksik olduğu:

Dört satırın hiçbiri, eksikleri tamamlanmadan doğru fiyatlanamaz. Tahminle doldurulan her boşluk, teklifin kabul edilmesinden sonra bir tartışma olarak geri döner.

Müşteriye ne sorulur? Kısa soru kalıpları

• “%50 kütlece (a/a) mi, yoksa başka bir bazda mı?”
• “Teknik derece yeterli mi, yoksa gıda ya da farmakope derecesi mi gerekiyor?”
• “1.000 kg bin kilogram mı?”
• “Fiyatı kilogram üzerinden mi verelim, litre üzerinden mi?”
• “Teslim yeri ve şekli: fabrika teslim mi, adrese teslim mi?”
• “GBF'nin yanında analiz sertifikası da gerekiyor mu?”
• “‘Geçen seferki’ için sipariş ya da teklif numarasını paylaşabilir misiniz?”

Teklif belgesinde neler olmalı?

• Ürün adı ve sizin kodunuz; derece ve konsantrasyon bazıyla birlikte.
• Miktar ve birim; ambalaj ve paket katı.
• Birim fiyat ve fiyatın birimi (kilogram, litre ya da ambalaj başına) ve para birimi.
• KDV'nin dahil mi hariç mi olduğu; KDV oranı ve tutarı ayrı satırda.
• Geçerlilik tarihi.
• Ödeme şartı ve teslim şartı (Incoterms terimi ve yeri).
• Teklif kapsamı dışında kalan satırlar ve nedeni.
• Teklifle birlikte verilecek belgeler (GBF, Teknik Veri Formu).

Excel'de bir teklif şablonu arıyorsanız: bu alanları sütun olarak taşıyan her şablon iş görür. Teklifin doğruluğunu şablon değil, her satırın arkasındaki yedi kontrol belirler. Döviz cinsinden fiyat veriyorsanız para birimini ve kurun nasıl uygulanacağını açıkça yazın; dövizli sözleşmelere ilişkin güncel kuralı mali müşavirinizle teyit edin.

Vuntus bu kontrollerin hangisini üstlenir?

Vuntus, kimya distribütörlerine gelen fiyat taleplerini kendi kataloğunuz ve fiyat listenizle, her satırı izlenebilir ve ekibinizin onayından geçmiş teklif taslaklarına çeviren yazılımdır. Yukarıdaki yedi kontrolün bir kısmını üstlenir, bir kısmını açıkça size bırakır.

Yapar:

• Metin içeren PDF, Excel (.xlsx), CSV, e-posta ve yapıştırılan WhatsApp metninden satırları ayırır; ürün kodunu, miktarı, birimi ve konsantrasyon yüzdesini okur.
• “1.000” gibi belirsiz bir miktarı tahmin etmez; iki seçeneği gösterir ve bir kişi seçmeden satırı fiyatlamaz.
• UN numarasını ve “4x25kg” gibi ambalaj düzenini ürün kodu sanmaz.
• Ürünü yalnız sizin kataloğunuzda arar; bulamazsa “Eşleşme yok” der. En uygun aday listede önde gelir, ama siz onaylamadan hiçbir satır onaylanmaz.
• Talepteki konsantrasyon kataloğunuzdakiyle uyuşmazsa satırı durdurur; bu satır insan onayıyla da geçilemez.
• Adaylar birbirinden farklıysa müşteriye sorulacak soruyu önerir.

Yapmaz:

• Derece, konsantrasyon bazı, teslim şekli ve istenen belgeler için onayı durduran bir kuralı yoktur; derece farkı satırı durdurmaz. Bunlar ekibinizin kontrolünde kalır.
• Taranmış PDF'ten ve fotoğraftan satır okumaz; bu satırlar elle eklenir.
• Teklifi müşteriye kendisi göndermez; teklif PDF, HTML ya da CSV olarak indirilir ve kendi e-postanızdan gider.

Vuntus'un ne olduğu ve ne olmadığı Vuntus nedir, ne yapar, ne yapmaz sayfasında; satırların ekranda nasıl onaylandığı, reddedildiği ve düzeltildiği Satırları incelemek kılavuzunda, talebin hangi kanaldan alınabileceği Talepleri almak sayfasında anlatılır. Akışın tamamını ana sayfadaki nasıl çalışır bölümünde görebilirsiniz.