WhatsApp'tan gelen fiyat talepleri: kaybolmadan teklife nasıl çevrilir

WhatsApp'tan gelen fiyat talebini kaybetmemenin yolu, mesajı teklif sürecine metin olarak almak ve her talebe bir numara vermektir. Ekran görüntüsü yerine metin isteyin; mesajlardaki kişisel verileri (ad, telefon) teklif kaydına taşımayın.

Bu yazı, müşterileri fiyatı WhatsApp'tan soran kimya distribütörleri ve kimyasal hammadde tedarikçileri için: hangi talebin nerede beklediğini bilmek, eksik bilgiyi sormak ve teklifi doğru mesaja bağlamak için uygulanabilir bir düzen.

Talepler neden WhatsApp'tan geliyor?

Çünkü müşteri zaten oradadır. TÜİK'in 2026 Hanehalkı Bilişim Teknolojileri Kullanım Araştırması'na göre bireylerin %90,0'ı WhatsApp kullandı; sosyal medya ve mesajlaşma uygulamaları arasında ilk sırada WhatsApp var. Bu rakam bireysel kullanımı ölçer; şirketler arası siparişlerin ne kadarının WhatsApp'tan geldiğini göstermez. Ama satın almacının telefonunda hangi uygulamanın açık olduğunu açıklar.

WhatsApp hızlıdır: müşteri tek satırla “kostik 2 IBC fiyat?” yazar, satışçı birkaç dakikada döner. Sorun hızda değil, kayıtta başlar.

Talep nerede kayboluyor?

• Kişisel telefonlar. Talep satışçının kendi numarasına gelir. Satışçı izne çıktığında ya da ayrıldığında sohbet de onunla gider.
• Sesli mesaj. “Geçen haftaki asitten iki palet daha” gibi bir talep yazıya dökülmeden teklif masasına ulaşmaz.
• Fotoğraf ve ekran görüntüsü. Bir sipariş formunun ya da etiketin fotoğrafı okunur ama aranmaz; bir hafta sonra kimse bulamaz.
• “Aynısından.” Hangi siparişin aynısı? Bilgi yalnız sohbeti hatırlayan kişide kalır.
• Grup sohbetleri. Aynı müşteriden üç kişi yazar; hangisinin son söz olduğu belirsizleşir.
• Gece gelen mesaj. Sabah yeni mesajların altında kalır ve cevapsız kalır.

Beş adımlık düzen

1. Tek giriş noktası. Talepler kişisel numaralara değil, şirketin WhatsApp Business numarasına gelsin. Müşteriye bu numarayı imzada ve teklif belgesinde verin.
2. Her talebe bir numara. İlk cevapta talebe numara verin: “Talebiniz alındı, numarası 2481.” Müşteri sonraki mesajda bu numarayı anar, siz de teklifi ona bağlarsınız.
3. Metin isteyin. Ürün, miktar, ambalaj ve teslim yerinin yazılı gelmesini isteyin. Sesli mesaj ya da fotoğraf geldiyse yazıya döküp müşteriye “doğru anladık mı?” diye teyit ettirin.
4. Eksik bilgiyi tek mesajda sorun. Derece, konsantrasyon, ambalaj ve teslim şekli gibi eksikleri numaralı tek bir mesajda sorun; müşteri bir kerede cevaplasın.
5. Teklifi kayda bağlayın. Fiyatı sohbete serbest metin olarak (“25 olur”) yazmak yerine, talep numarasını taşıyan bir teklif belgesi gönderin. Fiyat, birim, para birimi ve geçerlilik belgede durur; sohbette değil.

Dördüncü adımda hangi bilgilerin sorulacağı için teklif yazmadan önce 7 kontrol yazısındaki soru kalıplarını kullanabilirsiniz.

ÖRNEK · sentetik veri. Bir WhatsApp talebinin yazıya geçirilmiş ve teyit edilmiş hâli:

Talep no: 2481
ABC Temizlik (örnek)

1) Sodyum hidroksit çözeltisi %50 (a/a) · 1 IBC (1.000 L)
2) Hidroklorik asit %37 · 10 × 25 kg bidon
Teslim: Gebze, adrese teslim
Belge: GBF (Türkçe)

Doğru anladıysak teklifi bugün PDF olarak gönderiyoruz.

Üç kısa yanıt kalıbı

Düzeni ayakta tutan şey, herkesin aynı cümleleri kullanmasıdır. Aşağıdaki üç kalıbı ekibin ortak kullandığı bir yerde tutun; her satışçı kendi cümlesini kurmasın.

ÖRNEK · sentetik veri.

1) Talep alındı
Merhaba, talebinizi aldık. Talep numaranız: 2481.
Teklifi bu numarayla göndereceğiz.

2) Eksik bilgi
Talep 2481 için birkaç sorumuz var:
1. Konsantrasyon kütlece (a/a) mı?
2. Ambalaj: IBC mi, 25 kg bidon mu?
3. Teslim yeri ve şekli?

3) Teklif gönderildi
Talep 2481 için teklifimiz ekte (PDF).
Geçerlilik: 7 gün. Sorunuz olursa bu numarayla yazmanız yeterli.

Otomasyon seçenekleri: Business uygulaması mı, Business Platform mu?

“WhatsApp sipariş sistemi” ya da “WhatsApp sipariş botu” arandığında iki farklı ürün karışır:

Bir bot, müşteri mesajını alıp bir sisteme yazabilir; ama kimyasal talebi doğru ürüne ve fiyata çevirmek yine katalog ve insan onayı ister. Otomasyonu düşünmeden önce yukarıdaki beş adımlık düzeni kurmak çoğu ekip için daha hızlı bir kazanımdır.

WhatsApp sohbeti nasıl dışa aktarılır?

WhatsApp, bir sohbeti metin dosyası olarak dışa aktarmanıza izin verir. Android'de sohbeti açıp Diğer seçenekler › Diğer › Sohbeti dışa aktar'a dokunun ve Medyasız'ı seçin. iPhone'da kişinin ya da grubun adına dokunup Sohbeti Dışa Aktar'ı seçin ve Medya Ekleme'yi seçin; iPhone dosyayı .zip olarak verir. Dışa aktarılan sohbet tekrar WhatsApp'a içe aktarılamaz. Dışa aktarılan dosya sohbetteki adları ve numaraları da içerir; nereye kaydettiğinize ve kiminle paylaştığınıza dikkat edin.

Kişisel veri notu (KVKK)

WhatsApp mesajlarındaki ad, telefon numarası ve e-posta adresi kişisel veridir: Kanun kişisel veriyi, kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi olarak tanımlar (m.3). 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, kişisel verilerin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmasını ister (m.4). Teklif masası için pratik anlamı:

• Teklif kaydına yalnız teklif için gereken bilgiyi taşıyın: firma, ürün, miktar, teslim yeri.
• Ekran görüntülerini ve dışa aktarılmış sohbetleri ortak klasörlerde biriktirmeyin.
• Sohbeti bir dış hizmete (örneğin genel bir sohbet asistanına) yapıştırmadan önce içindeki kişisel verileri düşünün.

Bu not genel bilgidir, hukuki danışmanlık değildir; kendi durumunuz için bir uzmana danışın.

Vuntus bunu nasıl ele alır?

Yapar:

• WhatsApp mesajını yapıştırarak ya da medyasız dışa aktarılmış sohbet dosyasını (.txt ya da .zip, en çok 5 MB) yükleyerek talep oluşturur.
• Dışa aktarılmış sohbetteki tarih ve gönderen öneklerini (ad ya da numara) siler ve saklamaz; yüklenen dosyanın kendisini de saklamaz. Zip dosyasında yalnız sohbet metnini açar, medyayı açmaz.
• Satırları e-posta ve dosyayla gelen taleplerle aynı incelemeden geçirir; her talep bir talep numarası alır.

Yapmaz:

• WhatsApp'a bağlanmaz; mesajları kendisi çekmez, müşteriye mesaj göndermez.
• Sesli mesajı ve fotoğrafı okumaz; bu talepler yazıya dökülüp yapıştırılır.
• Mesaj metninin içinde yazan ad, telefon ya da e-postayı ve WhatsApp Web ya da masaüstünden kopyalanan satırlardaki “[saat, tarih] Ad:” önekini temizlemez; yapıştırmadan önce gözden geçirin.

Mesajı yapıştırmak ve dışa aktarılan sohbeti yüklemek adım adım WhatsApp talebini Vuntus’a alma ve Talepleri almak kılavuzlarında; gelen satırların incelenmesi Satırları incelemek sayfasında anlatılır. Vuntus'un ne olduğu ve ne olmadığı: Vuntus nedir. Akışın tamamını ana sayfadaki nasıl çalışır bölümünde görebilirsiniz.